¿Va usted a moderar un webinar? ¿Lo va a hacer por primera vez o quiere mejorar? Estos son 8 prácticos consejos de nuestro project manager Pascal Langen para arrancar.
Un moderador juega un papel determinante durante un webinar. Su labor será la de manejar el chat y ser el primero en recibir las preguntas. Entonces contestará las preguntas y/o decidirá qué hacer con ellas. Por ejemplo, trasladándolas al presentador que puede contestarlas directamente. Con estos 8 consejos su labor como moderador será mucho más sencilla.
1. Prepárese
Pascal: “Siempre enviamos un email a todos los moderadores 24 horas antes del webinar, con las últimas instrucciones y un manual. A veces, por ejemplo, los moderadores deben instalar software adicional. Es por ello que recomendamos revisarlo todo con suficiente antelación al inicio del webinar. También es conveniente conocer el contenido de la presentación, para poder contestar las preguntas con rapidez durante la emisión.” Pascal siempre recomienda contar con un moderador por cada 50 participantes. Puede haber un máximo de 10 moderadores. “A veces tenemos webinars con 1.000 participantes. En esos casos no es necesario contar con 20 moderadores.” En Online Seminar nuestros webinars full service siempre incluyen un moderador técnico, que ayuda con las cuestiones técnicas como por ejemplo a un participante con una conexión deficiente.
2. Acceder con tiempo
Nada es más estresante que un webinar que ya ha arrancado mientras sigue encendiendo su ordenador. “Como moderador tiene un papel importante, ya que todas las preguntas le llegan a usted en primer lugar. Por lo tanto, asegúrese de estar listo a tiempo. Siempre aconsejo hacer login con media hora de antelación. Si algo no funciona en su equipo tendrá tiempo suficiente para resolverlo. Así evitará stress innecesario.”
3. Escriba un mensaje de bienvenida
“ Asegúrese de que al menos un moderador envía un mensaje de bienvenida a todos los participantes al inicio de la emisión. Enviaremos también un mensaje en el que comunicaremos que también nos ocupamos de las preguntas técnicas. Los participantes a menudo necesitan un empujón para participar activamente. Un mensaje de bienvenida puede hacer milagros.”
4. Prepare una lista de respuestas
“¿Puede anticipar la llegada de algunas respuestas? Entonces escriba las posibles respuestas con antelación. Conlleva algo más de tiempo de preparación, pero a buen seguro es una opción rentable. También puede así formularlas a conciencia; las respuestas en un chat pueden ser mucho más breves que en un email convencional. Esto le otorgará mucha más tranquilidad durante el webinar.” Online Seminar le da la opción de incluir todas estas respuestas en una lista específica. Esto también le permite contestar a las preguntas con mucha más rapidez. “En webinars con alto volumen de público esto puede ser muy valioso.”
5. De un toque personal a sus respuestas
“Saludar a alguien personalmente le hace sentir más cómodo. Si, por ejemplo, Mark hace una pregunta, arranque su respuesta con un “Querido Mark”. Siempre termine su mensaje despidiéndose y dando su propio nombre.”
6. Reenvíe preguntas a los ponentes si hay tiempo y espacio para contestarlas.
“Hace mucho más interactivo un webinar cuando un presentador contesta preguntas en directo. Cuando se dispone de tiempo y espacio, siempre recomendamos contestar preguntas relevantes durante el webinar.” Por supuesto, no todas las preguntas son apropiadas para ser contestadas en público. “Si se trata de un tema muy particular, o si la pregunta ya ha sido planteada, debe gestionarla de manera privada. Normalmente, al finalizar el webinar se prevé un cuarto de hora para contestar preguntas.”
7. Sea sincero si no conoce la respuesta
“A los participantes siempre les gusta recibir una respuesta lo antes posible. Así que conteste tan rápidamente como pueda. A veces no conoce la respuesta, o implica demasiado tiempo dar una respuesta adecuada. Sea sincero, y conteste que debe investigar sobre ella y que le hará llegar una respuesta, por supuesto lo antes posible. No ignore las preguntas difíciles, resulta muy molesto para quien las plantea.”
8. Prepare algunas preguntas
“En ocasiones no llega ninguna pregunta, lo que supone una lástima para la interacción de la emisión. Por ello, siempre aconsejo tener preparadas algunas preguntas con antelación. Por ejemplo, el presentador puede decir: “Solemos recibir consultas sobre…”, y plantear alguna de esas preguntas. Así, puede animar a otros participantes a enviar sus preguntas.”